Open-space en perte de vitesse, Flex Office et coworking à la mode, l’agencement et l’environnement des espaces de travail est en pleine mutation. Les grandes entreprises et l’administration expérimentent de nouvelles formules qui peuvent s’avérer être un atout gagnant pour les sociétés et les salariés.
Commençons par un chiffre éloquent : seuls 32 % des salariés considèrent que leur environnement professionnel leur permet de travailler de manière efficace. Dans le monde de l’entreprise 2.0, exit le bureau cloisonné, lieu de contrôle et hiérarchisé. Le nouvel espace de travail suit une logique de diversité et d’itinérance. Dans l’absolu, il est partout : chez soi ou au café. Toute la difficulté pour les entreprises et les administrations est d’offrir un cadre de travail satisfaisant pour conserver les jeunes talents.
Augmenter le bien-être et la motivation
Nombreuses sont les sociétés à communiquer sur leurs conditions de travail pour attirer leurs futurs employés. Les GAFA* sont les pionniers. Depuis plusieurs années ils mettent en avant un espace de travail design, jeune et branché. On ne compte plus les initiatives comme les salles de sport, les espaces aménagés pour la sieste, les restaurants d’entreprise Bio et même les crèches d’entreprise… Leviers d’épanouissement indirectement liés au poste de travail, ces actions visent à atteindre un objectif admis depuis des années : mieux le salarié se sent dans l’entreprise, plus il est productif.
L’environnement est aussi une donnée stratégique. Dans quelle ville se trouvent les locaux de l’entreprise ? Quelle est l’exposition ? L’espace de travail est-il lumineux ? Le mobilier de bureau est aussi une donnée stratégique, c’est pourquoi il n’est pas rare de faire appel à des architectes d’intérieur spécialisés dans ce type d’agencement.
Le Flex Office, ou l’avènement du travailleur nomade
Le constat est le suivant :
- Le taux d’occupation d’un bureau attitré est de 60 %. Et chaque mètre carré a un coût.
- La révolution digitale permet d’accéder à ses outils de travail partout et à toute heure.
- Les salariés sont de plus en plus attachés au confort de travail.
La réponse venue d’outre-Atlantique s’appelle le Flex Office. Ce bureau flexible consiste en l’absence de bureau attitré sur le lieu de travail. Cette pratique prône la mise en commun des biens qui permettent aux collaborateurs d’exercer leur profession au quotidien, de la salle de réunion à la lampe de bureau. Mais le Flex Office ne s’arrête pas au seuil des locaux. Il englobe également le télétravail et le travail chez le client, réalisé sur des durées plus ou moins longues.
Les clés du succès
Les travailleurs nomades cherchent le meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et veulent s’extraire des contraintes des horaires et des trajets domicile-travail interminables.
Pour y arriver, chacun doit posséder un ordinateur portable et un smartphone. Les locaux doivent aussi répondre à certaines exigences :
- Un réseau local à très haut débit ;
- Un système de stockage et de partage des fichiers (Cloud) ;
- La réservation de salles de réunion ;
- Un logiciel d’échange interne (réseau social dédié, Slack, Intranet).
La réorganisation de l’espace de travail
Puisque plus personne n’a de place attitrée, les premières expériences ont montré qu’il ne fallait plus un seul espace de travail (comme l’open-space), mais plusieurs pour que le bureau flexible ne devienne pas un enfer pour les salariés. Différents espaces doivent être aménagés pour répondre aux exigences des différents moments de la journée :
- La salle de réunion pour échanger à plusieurs ;
- L’indispensable phone room pour les appels téléphoniques ;
- La maison pour une concentration maximale.
Dernier point, la réussite d’une organisation en Flex Office impose en effet un changement radical aux managers. Ils doivent faire confiance à la capacité du personnel à se responsabiliser et à concilier vie personnelle et professionnelle.
Le coworking : une solution économique
Les espaces de coworking offrent également une nouvelle forme d’organisation en permettant de louer des bureaux à la journée ou au mois. Assez proches du Flex Office, ils sont ouverts à tous les métiers, mais ne trouvent pas écho au sein de l’entreprise. Ces espaces se destinent plutôt aux travailleurs indépendants en quête de sociabilité. Ils correspondent également aux besoins des startups ou d’entreprises naissantes souhaitant bénéficier de locaux bien équipés et agréables à moindre coût. Toutefois, le coworking pourrait également être une solution pour les PME qui souhaitent par exemple s’implanter sur un nouveau territoire ou se rapprocher temporairement de leurs clients. Aux États-Unis, 35 % de la population des coworkers est constituée de salariés d’entreprise contre seulement 8 % en France. La cause avancée est la mentalité des managers tricolores qui restent encore réticents à faire travailler leurs salariés hors des locaux de l’entreprise.
Une transition vers le Flex Office sous surveillance
Plus que les conditions de travail, ces changements durables annoncent de nouveaux comportements. Les salariés veulent plus d’indépendance et l’entreprise doit s’adapter si elle veut conserver ses meilleurs éléments et recruter les plus brillants. Cette mort programmée de l’open-space a néanmoins quelques inconvénients qu’il faudra surveiller de près. Les frontières entre vie personnelle et professionnelle sont de plus en plus floues car les salariés peuvent faire du sport au bureau et travailler à la maison ! Le choc des générations est lui aussi inéluctable : le passage au Flex Office devra se faire en douceur et avec l’accompagnement qu’il mérite.
*GAFA – désigne les quatre géants du Web : Google, Apple, Facebook, Amazon